1. ORGANIZATOR, ZAMAWIAJĄCY

Gmina Abramów

Abramów, ul. 22 lipca 2, 21-143 Abramów

tel. 81 85 25016, fax. 81 85 25016, e-mail: gmina@abramow.pl

 

2. PRZEDMIOT KONKURSU

 

2.1. Kompleksowa obsługa gastronomiczna - zapewnienie na terenie objętym imprezą (w miejscach uzgodnionych z Zamawiającym) estetycznych punktów gastronomii przygotowanych z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.

W zakres obsługi wchodzi:

1) przygotowanie i sprzedaż potraw z grila, kotła, dań typu fast food, itp.

2) sprzedaż piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia Urzędu Gminy Abramów) – co najmniej 3 punkty - w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej niż 0,4l,

3) sprzedaż zimnych napojów bezalkoholowych oraz kawy i herbaty,

4) zapewnienie zadaszonych siedzących miejsc konsumpcyjnych w ilości nie mniejszej niż na 300 osób (ogródek piwny),

5) sprzedaż lodów, popcornu, waty cukrowej itp.,

6) zachowanie porządku i higieny na obszarze objętym dzierżawą podczas trwania imprezy oraz posprzątanie tego terenu po jej zakończeniu.

 

2.2. Zapewnienie 150 zestawów posiłków bonowanych: np. kiełbasa, karczek, szaszłyk, żeberka (do wyboru, po ok. I50g, przygotowane na grillu), pieczywo (bułka lub chleb), musztarda, keczup, napój 0,5l i ich wydanie w dniu 21 sierpnia 2016 r.

 

2.3. organizacja strefy dla dzieci (park rozrywki, wesołe miasteczko) zapewniającej zróżnicowane atrakcje dla dzieci starszych i młodszych, typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, baseny z piłeczkami, trampoliny bunge, karuzele, quady elektryczne itp. W ramach strefy wymagane jest zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z atrakcji. Urządzenia techniczne muszą posiadać atesty i wymagane zezwolenia na eksploatację, zaś pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych przeznaczonych do realizacji programu strefy, leżą po stronie Wykonawcy.

 

3. CHARAKTERYSTYKA IMPREZY

3.1. Termin realizacji: 21 sierpnia 2016 r. w godzinach od 14:00 -24:00.

3.2. Miejsce: Abramów boisko przy Szkole Podstawowej.

3.3. Opis: Impreza cykliczna II Lubelskiego Święta Ziół "Na zielarskim szlaku" patronat Marszałka Województwa, integrację i rozrywkę dla rożnych grup wiekowych. Gwiazda wieczoru - zespoł „Papa D”, Marcin Siegieńczuk „Toples”

4. Zakres obowiązków i odpowiedzialności zamawiającego:

1) Na realizację przedmiotu zamówienia Zamawiający przeznacza do dzierżawy

- teren na punkty gastronomiczne – 2400 m2 (plac częściowo utwardzony)

- z przeznaczeniem na park rozrywki dla dzieci – 4000 m2

Łączna powierzchnia terenu -  6400m2 składający się z działek 218/4, 217/4. 216/2, 215/2, 214/2

2) organizator przyznaje wyłonionemu w postępowaniu wykonawcy wyłączność na sprzedaż produktów i usług wymienionych w punktach 2.1. do 2.3.;

3) organizator zapewni dostęp do wody oraz sanitariaty dla uczestników imprezy;

4)  organizator ubezpieczy imprezę od odpowiedzialności cywilnej;

5) organizator zapewni oświetlenie terenu, ochronę oraz zabezpieczenie medyczne i ppoż. imprezy;

7) organizator nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów zlokalizowanych w Abramowie oraz nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.

 

5. USTALENIA DODATKOWE

5.1. odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone w związku z realizacją przedmiotu zamówienia spoczywa na Wykonawcy.

5.2. Na dzierżawionym terenie dopuszcza się możliwość zamieszczenia reklam, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami

5.3. Poza Wykonawcą inne podmioty w czasie festynu nie będą mogły prowadzić działalności gastronomicznej, za wyjątkiem sprzedaży produktów regionalnych i wyrobów rękodzieła eksponowanych na stoiskach promocyjnych.

5.4. Ceny sprzedawanych produktów i usług ustala Wykonawca na własną odpowiedzialność i ryzyko.

5.5. Dostęp do poboru i pobór energii elektrycznej na potrzeby realizacji przedmiotu konkursu opisanego w pkt 2.1 i 2.3. zabezpieczy Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt.

 

6. PROCEDURA

6.1. Tryb udzielenia zamówienia - konkurs ofert

6.2. Wybór oferty będzie składową

1) kwoty czynszu za dzierżawę  (60 %) – najwyższa cena)

2) atrakcyjność oferty (40 %) - wg uznania organizatora

6.3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert wzywać wykonawców do uzupełnienia ofert.

6.4. Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych:

- część I – obsługa gastronomiczna (w tym posiłki bonowane)

- część II – organizacja  strefy dla dzieci

 

7. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

7.1. oferty należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem ,,Oferta - Obsługa imprezy plenerowej 21.08.2016 r. w Abramowie'' w sekretariacie Urzędu Gminy Abramów,

ul. 22 Lipca 2,  I piętro, pok. 10  osobiście lub za pośrednictwem poczty, nie później niz do dnia 25 lipca 2016 r. do godz. 10:00.

7.2.Termin związania ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert

7.3. O terminie złożenia oferty decyduje data jej wpływu do sekretariatu Urzędu Gminy Abramów

 

8. DOKUMENTY SKŁADAJĄCE SIĘ NA OFERTĘ:

1) wypełniony formularz oferty (w załączeniu),

2) propozycju menu  - spis dań i napojów oferowanych na stoiskach gastronomicznych,

3) wykaz atrakcji proponowanych w strefie dla dzieci,

4) wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze (do oferty można dołączyć referencje lub inne dokumenty potwierdzające wiarygodność oraz doświadczenie Wykonawcy w organizacji takiego typu imprez).

 

9. ROZSTRZYGNIĘCIE KONKURSU

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej Gminy pod adresem www.abramow.pl

 

10. ZAWARCIE UMOWY

10.1. Wykonawca którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany jest do zawarcia umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Organizatora

10.2. W przypadku nieprzystąpienia do zawarcia umowy lub niedotrzymania terminu płatności organizator wezwie do zawarcia umowy kolejnego Wykonawcę, który zaproponował najkorzystniejszą ofertę.

10.3. Jako załącznik do umowy niezbędny będzie dokument potwierdzający posiadanie aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone z prowadzoną działalnością gospodarczą podczas świadczenia usług objętych ofertą.

Dodatkowych informacji udziela:

Michał Rola – Tel. 81 85 25 016, 81 85 25 001, 81 85 25 035